リーダー育成コラム

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2021-02-25
全員が参加したいと思うリモート会議の創り方

今年に入り、リモートワークを開始してそろそろ1年が経過という人も少なくないと思いますが、今まで会議室で行っていた会議体が、オンライン会議形式に変更され、実は参加すると、ストレスが溜まる、イライラする、と仰る方が増加中。

 

理由は、いつどのタイミングで自分が喋って良いか分からない、同時に他の人と話そうとする瞬間が被って申しわけないと思うことがある、喋るタイミングを見計らうのに疲れてすでに聴くだけ会議になっているといった状況になっていることが挙げられます。

 

どうしてこうなるかというと・・・

「ファシリテーターの技術が不足しているため」です。

 

オンライン会議は、通常の会議室で顔を突き合わせて行う会議よりも一段ハードルが上がります。

それは、相手の表情や、リアクションが分かりづらい為。

ただ、お互いにストレスが溜まらないようにするための、ファシリテーションの「型」を知っておくことで、大きく会議の質を向上させることができます。今日は、このファシリテーション法について書いていきます。

ファシリテーションは場をデザインする力

まず、基本技能について、知っておきましょう。

1.事前準備と目的共有

事前準備(会議前→会議当日→会議後)のそれぞれの流れをイメージする。

会議招集は、どんな目的の会議なのかを具体的に言語化し、参加者の共通認識を醸成しておく。

 

2.会議当日のフロー

①会議冒頭(目的共有)→②会議前半(アイディア出し)→③発散と収束(構造化)→④合意形成(着地点へ導く)

 

実は、大きく躓くのは、②会議前半(アイディア出し)と③発散と収束(構造化)の部分です。

ファシリテーター役が、全員のアイディアをうまく引き出せる「問い」のセンスと、情報の抽象化と具体化の論理的思考力を持ち合わせていない場合、この会議がハチャメチャになります。

 

今一度、ファシリテーションが上手く行かないと困っている方は、この②と③のフローを見直してみることをおすすします。

 

アイディア出しと構造化が上手くなるために身につけたいスキル

アイディア出しの時には、「否定しないでどんな意見も受け止める傾聴力」が必要です。

リーダー自身が、相手をコントロールしたい気持ちや、リーダー自身の想いを押し付ける気持ちがあると、どうしても聴くことが難しく、また、せっかく意見を出してくれた人に対し「それは難しいよね」といった否定的なリアクションをされると、話したいと思う雰囲気を生み出すことが難しくなります。

 

アイディア出しのプロセスでは、聴くことに徹する、どんな意見も肯定的に受け止める、結果、その会議の場が、心理的安心・安全であることにポイントを置き、常に「素敵な意見をありがとう!」と感謝の気持ちを伝えていきましょう。

 

構造化の際には、「論理的思考力」が必要ですが、ファシリテーター役が一人でこれをやる必要はありません。

たくさんのアイディアをまずは3つ、A,B,Cという3つのグループに分けることを全員に協力してもらい、話し合いながら情報整理を行えば大丈夫です。

この構造化は、日々の思考の使い方の癖も影響し、中々情報を束ねる「収束」が出来ないというお悩みの方も多いのが現状です。この思考は、日々訓練すればだれでも身に着けることができます。

簡単なやり方として、「今自分が伝えたいことを、たった一言にまとめるとどうなるか?」や、「今自分が喋ったことに題名をつけるとしたらどうなるか?」といった短い言葉で伝える練習をしていくと、上達します。

 

全員が、参加したい会議の場を創るためのコツ、是非実践してみてください。

 

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