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みんなが意見し合い、無駄な会議をなくし、社内の愚痴大会も激減!

業種 介護事業 従業員数 20名

課題

■会議の目的が曖昧な会議が多い

■会議の準備に必要なものが知らされずその場限りになってしまう

■何のための議論か分からずいつも無駄な時間に振り回される

■誰かの独断上の話を聴く会議のつまらなさを何とかしたい

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提案や研修内容

2時間×6回(半年間の場づくりコミュニケーション会議研修)

■会議の事前準備の方法

■会議前にやっておくべき発散と収束の情報整理術

■会議前に集める審議と決議の情報整理

■実際の会議の進め方と役割分担決めについて

■議事録の書き方と共有方法

■リアルタイムに起こっている事案を用いた場づくりコミュニケーション会議の実践

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成果や効果

会議の事前準備というところから教えてもらいましたが、今まで、会議をすることが目的になっており、会議の中で何を話し合うかまでは曖昧にしていたことで、現場から不満が出ていたことが分かりました。会議の事前準備では、付箋に日々スタッフが感じる「問題点や課題」を自由に書いてもらい、小さな事から大きなことまで様々な視点で情報が一気に集まってきました。これだけでも発見が大きかったがのですが、そこから、情報整理(関連付けとカテゴリ分け)をみんなでやってみた時、今までそのような視点で情報整理をしたことがなかったので、みんなでかなり苦戦しながら、講師の先生に手伝ってもらってやっと情報が4つのグループに分けられ、自分達のビジネススキル向上の課題がこういうところにあるのだと実感しています。

この整理術は日々の仕事にも活かされることであると感じており、ただ話を聴くだけではなく、どういう目的でその話をしているのか、もっと言葉以上のものを感じ取っていく必要性があると自分に不足していたものが明確化されていく事が自然に行われていき、内省の時間にもなったと思っています。

 

ビジョン実現のためのチームビルディングというカテゴリにあった、4つの決議事項と3つの審議事項を会議形式で話し合ってみた時、みんなの意見や考えを知る機会となり、普段の会話の中で愚痴のように言っていたことが、会議の場であれば正当な意見として伝え合うことができました。誰も否定せず、受け止めながら経験や事例をもとに、アドバイスを出し合ったり改善案を練ったりすることが出来る場となり、みんなが会議の実践後、大変満足気な顔をしていたのも印象的でした。

先生からアドバイスのあった、司会進行役と議事録担当には「客観的視点が必要」という所、今までの自分の司会進行では、自分の意見を先に言っていたし、それが理由で他のスタッフが意見を言いづらくなっていることも分かりました。

 

本当は言いたい事を言える場をつくることがリーダーに必要で、その視点の不足が招く、現場での愚痴大会を、効果的な会議を行うことによって減らす事にもなり、またビジョン実現に近づいていけると思いました。

 

この研修はスタッフ全員で受けたので、今後管理職が現場にいられない時にも会議を行ってもらい、議事録があれば内容を把握することもできるので、チームプレーが必要な私たちの業種において、会議の質が組織の成長スピードを上げることにも繋がると強く実感しました。

とにかく先生が実務レベルで困っていることを題材にリアル会議を見守ってくれた事、6か月間のサポートを受けて、毎月少しずつうまくなっていく会議の進め方を自分達も実感でき、全員で期日を決めてもっと会社を良くしていこうと前向きに行動できる環境が整ったことも価値ある時間でした。

 

 

 

 

担当講師からのコメント!

やはり、研修で行うテーマはリアリティがあるのが一番勉強になるし、学ぶ価値があると思っていただけると思い、私も疑似的ケーススタディを一切やめ、現場で起こっていることや現場で今抱える問題点を取り上げた会議にしたことで、皆さんが進化していくプロセスを毎回感じられる研修となったことが最高にうれしかったです。

最初は会議の事前準備をやったことがないということで、皆さん情報整理が難しかったようですが、毎回やって行くうちに、日々の問題を予め整理してお持ちいただけるようになり、事前準備にほとんど時間がかからなくなったことは素晴らしい成長でした。

 

これからは、意見が割れた時どうするか、審議中のものがなかなか前に進まない時どうするかと言った点を取り上げ、司会進行役のスキルアップのトレーニングで更なる会議の質を高め、ビジョン実現を早めて頂こうと思います。

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