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働き方改革で残業時間を減らす!シンプルコミュニケーションの極意

業種 サービス系 従業員数 80名

課題

■会議の時間が長くなるのを何とかしたい(時間通りに始まらない)

■上司が部下の話を積極的に聴く場を作るようにしたい

■ひとりひとりの業務効率を高めたい

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提案や研修内容

3時間×2回(全員参加型研修)

■会議の進行についての基本を押さえる

■会議も仕事も準備が9割!仕事の進め方を振り返り課題を抽出する

■作業効率を高めるための他者との協力・共存の極意

■端的に言葉を伝えるポイントを抑え体感ワークを行う

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成果や効果

研修を設計する前の事前打ち合わせでわかったことは、

時間厳守で動くカルチャーがないことが原因で、業務の様々な部分の歪みとして現れてしまっていることでした。

結果として、そのことが残業を減らすことが出来ない問題として現れている状況でした。

 

本研修も、1回目は、開始10分が経過して全員が集まってきた状況で、10分のロスがどのくらいの問題を引き起こすのかを考えて頂くことから開始し、それぞれの「このくらいは許される」という感覚が、企業リスクを高めることに繋がる事を想像していただく時間から始めました。

1回目の研修では、準備9割の重要性について話をしました。

そこで出てきたのは、「準備って何をしたらいいのですか?」という質問でした。いくつかのポイントを抑えて頂き、準備は何のために必要か?を考えて頂くことで、紙に書き出すことに成功し、2回目の研修には、準備をしてから参加いただくことを約束していただきました。

 

2回目の研修では、シンプルコミュニケーションについて触れ、さらに、仕事の効率アップについての学びの場をメインとしました。

元々仕事へのモチベーションが低いことが原因でもあり、人に想いを伝えたり、自分の考えを伝えることが極端に苦手(興味がない)と言う方が多い印象でした。

従って、この仕事に取り組む事がどんな自分への価値、他者への価値提供に繋がるのかを改めて考える時間を創り、目の前の事柄を、作業として取り組むのか、仕事の意義を感じて取り組むのか、同じ事柄を受け止める視点の違いで、やりがいは全く変わることも理解していただきました。想いを伝えるときには、シンプルコミュニケーションを意識して!ということで、コミュニケーションフレームをいくつか活用しながら、自分の意見をまとめる時間と発表の時間を繰り返し、予め整理して話す練習も行いました。

 

2回目の研修では、1回目と比べこんな変化がありました。

・事前準備という意味を本質的に理解し、自分なりにまとめたり、吸収しようと思っていることを書き出して2回目に参加していた。

・開始5分前には全員が会議室に集まっていた!

・研修中の講師への質問が急激に増えた!

(学ぶこと、吸収することへの興味関心が持てていた)

・自分の仕事への向き合い方は、作業だったので考えずに手を動かして時間効率という感覚がそもそもなかったことを自覚した。

・お互いの発表が聞きやすくなった。(いつも長々話をされると、何が大事か分からなくなってしまうから。。。)

 

この2回を踏まえ、働き方改革で残業についての見直しを図るのは、決してお給料をカットしたいからではなく、仕事の効率アップをしたうえで、今よりも短時間の労働で年収を上げていく仕組みを作ることが本質であり、離職者を増やしたいものではない旨を理解していただきました。

 

また、1回目、2回目を通して、まず、皆さんの目線合わせをするためにも、様々な所で行っていた会議の本数を減らし、参加者の定義を換え、実際に効果的な会議を行う方法について仕組みを作るお手伝いをさせていただいています。

また、会議では議題に沿って進めることについても理解を深めて頂きました。(導入事例ミーティングがいつも脱線!

 

会議の本数が減ると同時に質が改善されるだけでも、残業を減らすことへのインパクトは大きい!というコメントを頂戴しました。

担当講師からのコメント!

残業を減らすことが難しい企業様の場合、原因はいくつかに集約されます。

✔無駄な会議が多い(定例化していることがネックになっている)

✔定期的な業務の見直しをやっていない(重複した業務が発生している場合に無駄な仕事をさせているケースがある)

✔上司の指示型マネジメントがむしろ非効率を招く

(部下の指示待ちが増え、待っている時間は当然無駄となる)

このベースにあるのが、効果的なコミュニケーションを取れる環境にあるかどうかに紐づく課題となっています。

会議の本数と内容を見直すことで、今回は大幅な残業カットを実現された事例です。仕事がなかなか終わらない、終わりが見えない事は従業員様にとってのストレスであり、仕事のモチベーションダウンにも繋がります。その原因を大きく解決する研修が提供出来て良かったです!

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