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働き方改革で残業廃止!熱量高い部下のオーバーワークコントロール法は?

業種 サービス系 従業員数 2400名

課題

■新人社員が仕事を早く覚えたいと早朝出社ー残業過多の状況。

 管理職としては残業廃止を徹底しなければならない。

 

■部下のタイムマネジメントをうまくコントロールしたい

■仕事の効率化、優先順位付けの指導がうまくなりたい

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提案や研修内容

90分/月×12回(年間契約)管理職のグループセッション方式

■現状の各チームの仕事の進め方のポイント、コミュニケーションを取る際の留意点について共有

■残業過多を解消している管理職の体験談シェア

■お互いの悩みに対する解決策のアイディア出し

■気づきをシェアし、PDCAを回して次回に振り返りを行う

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成果や効果

初めて部下を持つ管理職の方もおり、部下育成のポイントや、部下との距離感にも悩んでいる若いリーダーもいらっしゃいますが、共通して意識されているのは、「部下のやりたい気持ちを尊重すること」にありました。しかし、それを尊重するあまり、部下がオーバーワーク傾向になってしまい、働き方改革を全社的に加速させている状況の中、残業させないカルチャーを根づかせながら、部下の仕事に対する高いモチベーションを維持していかなければいけない状況という事で、難しい壁にぶち当たっているように見受けられました。

 

ご参加いただいた管理職の皆さんは、新人のころ、上司に指導してもらいながら、何時まで残って仕事をしていても、「頑張っているなぁ」と評価されていた方達。そして、遅くまで残っていたら、「お疲れ様、ちょっと飲みに行くか。」と上司と残業後に飲みに行き、親睦を深めることで、仕事に対する向き合い方、熱意を吸収し、上司の価値観を知り、「あんな上司になりたい!」と尊敬の念を抱いて、自分の5年後、10年後をイメージさせてもらっていた世代の方達です。

今は、そういう形が通用しなくなり、まさしく、自分の育った環境と、自分が育てる側の時代背景と求められる人物像が変わってきており、当然戸惑いも大きくなっています。

お互いの意見を共有し合う中、タイムマネジメントがうまく行けば、熱量が高いまま、本人のやる気を維持しながら、仕事を覚えていけるのではないか、決して熱量を下げることはしたくないですよね、、、と意見が出て、管理職の皆さんは「部下の仕事に対する熱量や、想い、早く仕事を覚えたい気持ちを削ぐのは、働き方改革の本質ではない」という話となり、解決策として以下のものが出ました。


①部下の1日の行動スケジュール、1週間の行動スケジュールを事前に把握しておく


②夕方定時上がりとなるように、終業時間2時間前に仕事の状況を確認する。もし、管理職自身がその時間に声を掛けられなかった場合は、周りにいる2、3年先輩の社員を中心に、仕事の進み具合をヒアリングしに行く


③終業時間になってもデスクに座っていた場合、周りの人たちが「どうしたの?もう本日の終業時間だけど、何かあった?」と声を掛ける。

さらに、ファシリテーション役に徹していた講師側からアドバイスを行いました。

【部下に仕事を渡すときには、目安時間を伝える意識を!】

 例)提案資料の作成を頼む場合

 ・1週間後の企業訪問に使う資料づくりをお願いしたい

 ・資料の作成期限は、3日後を予定している

 ・大体、上司レベルでこの提案書なら3時間程で仕上げる

 ・知らないことが多い新人なので、プラス2時間とし、

 ・3日以内にどこかで5時間程時間を割いて作ってみて欲しい

 ・その5時間で仕上がったものを一旦共有お願いしたい

 このような指示の出し方をすることにより、

 部下は、5時間かけて3日間以内に提出期限のある提案書を

 いつ作ろうか?とスケジュールを見てタスクに組み入れられる。

このような仕事の切り出しにより、部下が自分の仕事を進める際の時間配分が上手くなり、限られた時間の中で、アウトプットを最大化することが出来るようになりますとコメントを加えました。

管理職の皆さんが、これを受けて、「仕事を切り出すとき、かけても良い時間配分まで指示に組み入れていなかった、ここを意識したい。」といった反応や、周りの皆さんのアイディアにあった、「終業時間2時間前のチェック、終業時間にまだデスクに居たら、どうしたの?と声を掛ける事、周りを巻き込んだ部下の成長の促し方が重要だと気づいた。どうしても管理職の自分と部下の2者間で物事を解決しようと思いがちだが、周りのメンバーの協力もないと、働き方改革は加速しないと改めて思う。」と言ったコメントがありました。

限られた時間の中で仕事力をつけることの支援、これが、働き方改革促進の大きな一歩、定時で帰れる職場づくりに繋がります。そして、定時で帰り、たまには上司と飲みに行ったり、運動をしたり、趣味を充実させたり、自己啓発をしたり、自分らしい人生を生きるために働き方改革は存在するという大きな働き方改革の意義を見失わない様に、働きやすい職場づくりに繋がればと思います。

 

【関連記事】

働き方改革:定時で帰れる仕組みづくり(逆算思考編)

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働き方改革で変化する管理職の役割を理解する研修を実施しました

https://www.hitospice.com/example/20190629-312/

 

 

【特設ページ:働き方改革とリーダーシップ研修】
 https://www.hitospice.com/leadership/

担当講師からのコメント!

大手企業様は、社会のリーディングカンパニーとして率先して働き方改革を促進されていることを強く感じています。そうやって日本の働き方そのものを変化させる大変大きな意義を持った取り組みをされています。その中で難しいと感じるのは、やはり、残業を禁じることで、部下のやる気を削いでしまうのは、働き方改革の本質ではないという点。

視点を変えてみると、時間通りに仕事を終わらせる、その仕事力をつける最大のチャンスとも言えます。時間は有限、人生も有限。その中でより豊かな人生を送るために、働き方改革が進められています。1日8時間働かなければいけないルールも、働き方の多様性を受け入れる取り組みでどんどん変化していっています。

有能な人材を育てるためにも、仕事の効率化を図り、新しい仕事へのチャレンジ、役割へのポジションアップも仕事のモチベーションに繋がると考えます。周りとの協力があって初めて働き方改革は進むという皆さんの気づきも、まさしくその通り!だと感じました。

引き続き、月1回のミーティングで皆さんと真の働き方改革を促進してまいりたいと思います。

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